Stetig aktueller Informationsstand dank passender Vertragsverwaltungs Software

In jedem Unternehmen gibt ein Regal mit Aktenordnern, in denen Rechnungen, Verträge und andere Dokumente aufbewahrt werden. Die Suche nach bestimmten Unterlagen nimmt dabei auch bei guter Ordnung Zeit in Anspruch und Fristen oder Kündigungen werden gern übersehen, wenn die Papiere dazu im Aktenschrank schlummern. Vor allem bei den Verträgen lohnt sich also der Umstieg auf eine digitale Aktenverwaltung, denn so können Fristen überwacht werden und die Verträge lassen sich einfach per Mausklick archivieren. Was eine gute Vertragsverwaltungssoftware leisten kann, wollen wir hier aufzeigen.

Leistungsmerkmale guter Programme

Mit einer Vertragsverwaltungssoftware lassen sich die Verträge nicht nur übersichtlich anzeigen, sondern auch folgende Vorteile nutzen:

• Vertragserfassung

• Vertragserstellung

• Vertragscontrolling

• Terminüberwachung

• Vertragsarchiv

• Standortübergreifender Zugriff

• Fristenüberwachung mit Warnung vor Ablauf

Mit der passenden Vertragsverwaltungs Software erhält eine bestimmbare Anzahl an Nutzern den Zugriff auf die aktuellsten Daten und dank standortunabhängigem Zugriff auf die digitalen Akten lassen sich die Verträge für alle Nutzer immer auf dem aktuellsten Stand halten. Alle Anlagen, Informationen und zusätzlichen Dokumente sind in der aktuellen Version verfügbar und mit einem integrierten Fristenkalender können Kündigungen, Verlängerungen oder Fristen optimal überwacht werden. Erinnerungen melden rechtzeitig, dass Fristen ablaufen und so verpasst das Unternehmen keinen Termin mehr und kann immer frühzeitig reagieren.

Zusatzpakete schaffen Verknüpfungen

Mit einer guten Vertragsverwaltungs-Software ist bereits der erste Schritt zu einer aufgeräumten Verwaltung getan, doch mit zusätzlichen Paketen lässt sich dieser Grundstock noch sinnvoll erweitern. Zu den Daten und Dokumenten der Verträge können weitere Informationen zu Vertragspartnern und Gesellschaften gespeichert werden und auch Stammdaten lassen sich in das System einpflegen. So erhalten die Nutzer des Programms einen vollständigen Überblick über die vorhandenen Daten zu Beteiligungen, Verträgen oder Mandanten und gleichzeitig wird das vorhandene Wissen archiviert und steht bei Bedarf schnell zur Verfügung. Das Durchblättern vieler Aktenordner wird damit hinfällig und die zuständigen Mitarbeiter können sie wieder vermehrt ihrer Kernkompetenz widmen und so das Unternehmen in wichtigen Fragen und Problemen unterstützen.

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