Neue Unternehmenssoftware – wann lohnt sich eine Investition?

Der Computer begleitet die meisten Unternehmen schon seit Jahrzehnten und natürlich wird er nicht nur zur Personalverwaltung oder Buchhaltung eingesetzt. In der Regel spielt er in allen Abteilungen eines Unternehmens inzwischen eine große Rolle und neben Kontrollzwecken übernimmt er sogar selbstständig Bestellungen oder leistet Entwicklungsarbeit. Um das zu bewerkstelligen, arbeiten die Unternehmen meist mit speziellen Programmen und diese Unternehmenssoftware kann sich auch einige Jahre immer wieder neu an gewachsene Bedingungen anpassen. Irgendwann allerdings stellt sich die Frage ob die verschiedenen Programme nicht irgendwie miteinander kommunizieren könnten, damit Prozesse sich beschleunigen lassen und dann denken die Führungskräfte über die Anschaffung neuer Unternehmenssoftware nach. Die Kosten für eine solche Umstellung sind allerdings in der Regel hoch, denn Testläufe müssen zeigen, wo Programme angepasst werden müssen und auch das Personal muss geschult werden. Zudem kann sich herausstellen, dass der Markt keine geeigneten Lösungen bietet und dann muss ein individuelles Programm geschrieben werden. Nur durch sorgfältiges Abwägen verschiedener Lösungen kann das Optimum gefunden werden.

Umständliches Arbeiten kostet Geld

Wenn täglich mehrere Programme geöffnet werden müssen, damit eine Buchung erfolgen kann, ist es an der Zeit über Veränderungen nachzudenken. Moderne Verwaltungsprogramme greifen ineinander über und es ist nicht mehr notwendig, dass der Ist-Bestand mit einem zusätzlichen Programm abgefragt werden muss, weil alle wichtigen Daten in einem Bearbeitungsfenster einsehbar werden. Rechnet man die tägliche Arbeitszeit für das gleichzeitige Benutzen mehrerer Programme zusammen und kommt dabei auf etliche Stunden im Monat, lohnt sich die Anschaffung neuer Unternehmenssoftware garantiert. Dabei sollten Unternehmer allerdings nicht vergessen, dass nicht jede Lösung perfekt zu ihrem Unternehmen passt, den die angebotenen Programme können nicht alle spezifischen Vorgänge der eigenen Prozesse berücksichtigen.

Gibt es anpassbare Lösungen auf dem Markt?

Leider gibt es keine Software auf dem Markt, die wirklich an jedes Unternehmen perfekt angepasst werden kann. Spezifische Bedürfnisse können so meist nicht vollständig erfüllt werden und dann gilt es, ein möglichst gut passendes Programm zu finden, das sich personalisieren lässt. Dazu müssen allerdings auch interne Prozesse geändert werden und natürlich fallen so Kosten an, die eingerechnet werden müssen. Beispielsweise kann es notwendig werden, dass neue Codes eingeführt werden um Bauteile oder Artikel zu identifizieren und das kann bereits jetzt schon mehrere tausend Euro kosten. Natürlich können die so entstehenden hohen Kosten im Netz oder andere Angebote finanziert werden, allerdings sollte jede Investition sich in einigen Jahren amortisieren und das ist nur der Fall, wenn umfassende Testläufe zeigen, dass eine Unternehmenssoftware möglichst gut angepasst werden kann. Die meisten Anbieter von Unternehmenssoftware bieten ihren Kunden eine kostenlose Testphase an, in der sich eruieren lässt, in wie weit das Programm verändert werden muss, damit es den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und die Chefetage sollte alle Abteilungen probeweise mit der neuen Software arbeiten lassen, damit wirklich alle laufenden Prozesse in die Bewertung einfließen können.

Individuelle Lösungen

Kann der Markt kein akzeptables Programm für die eigenen Bedürfnisse bieten, bleibt nur noch der Weg sich eine Software entwickeln zu lassen. Die Kosten dafür liegen natürlich deutlich höher als bei konfigurierbaren Programmen, doch oft können diese Lösungen das Unternehmen jahrzehntelang begleiten. Nachträgliche Änderungen sind hier ebenso möglich wie die Ausarbeitung von Verbesserungen, doch natürlich kostet dieser Service auch zusätzliches Geld. Eine solche Lösung sollte also nur angestrebt werden, wenn das Unternehmen für mehrere Jahre gut Prognosen erlaubt und die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sich diese enorme Investition lohnen kann. Vor allem kleine und mittelständische Firmen sollten diesen Aufwand scheuen und sich lieber mit ein paar Veränderungen in ihren Prozessen anfreunden, denn damit lassen sich immense Kosten sparen. Zudem muss eine individuelle Lösung erst programmiert werden und damit ist die neue Unternehmenssoftware erst nach etlichen Monaten einsatzbereit.

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